Control de la información documentada
Documentos aprobados antes de su uso, identificados, versionados y disponibles donde se necesitan, como pide la cláusula 7.5.
GSIG-DOC// Núcleo del sistema de gestión
Gestión Documental
Una sola versión vigente, aprobada y trazable de cada documento.
Centraliza manuales, procedimientos, instructivos y registros del sistema de gestión con flujos de revisión y aprobación, control de versiones y permisos por área o perfil.
Cada documento queda ordenado según tu mapa de procesos, con su historial completo de cambios y accesos. Las personas solo ven la versión vigente y el sistema avisa a quien corresponde cuando algo cambia o está por vencer.
Ayuda a evidenciarISO 9001ISO 14001ISO 45001ISO 27001
Lo que pide la norma, resuelto
Cómo Gestión Documental te ayuda a demostrar cada requisito frente al auditor.
Trazabilidad completa
Registro de quién creó, revisó, aprobó y consultó cada documento, listo para mostrar en una auditoría.
Uso de la versión vigente
Las personas acceden solo a la edición vigente de procedimientos y formatos; las obsoletas quedan resguardadas.
Coherencia con los procesos
La documentación sigue el mapa de procesos, lo que demuestra el enfoque a procesos que exige la norma.
ISO 9001 §7.5 · Información documentadaISO 14001 §7.5 · Información documentadaISO 45001 §7.5 · Información documentadaISO 27001 §7.5 · Información documentada
¿Te suena familiar?
Los problemas que Gestión Documental resuelve en sistemas de gestión como el tuyo.
01.
Versiones que se cruzan
Circulan copias impresas y archivos por correo; nadie sabe con certeza cuál es el procedimiento vigente.
02.
Aprobaciones que se pierden
Los documentos esperan firmas durante semanas y no queda evidencia de quién aprobó qué ni cuándo.
03.
Vencimientos que sorprenden
Las revisiones periódicas se olvidan hasta que el auditor pregunta por ellas.
04.
Carpetas compartidas sin control
Cualquiera puede editar o borrar, y no hay forma de saber quién consultó un documento.
Todo lo que incluye Gestión Documental
Ordenado por mapa de procesos
Los documentos se organizan según la estructura de tu organización, con el contexto de proceso que un auditor espera encontrar.
Flujos de aprobación configurables
Define quién elabora, revisa y aprueba cada tipo de documento. Nada se publica sin la validación de su responsable.
- Flujos distintos por tipo o equipo
- Firma de aprobación registrada
- Rechazo con observaciones
Versiones y vigencia
Historial completo de cada edición, con la versión vigente siempre a la vista y las obsoletas resguardadas, nunca mezcladas.
Notificaciones automáticas
Avisos a revisores y aprobadores, alertas anticipadas de vencimiento y comunicación de cada nueva versión solo a quienes tienen acceso.
Toma de conocimiento y capacitación
Asigna la lectura de un documento, registra quién lo leyó y vincula capacitaciones cuando un cambio lo requiere.
Búsqueda avanzada
Filtra por tipo, estado, autor, área, responsable, título o código, etiqueta y exporta los resultados a Excel.
Lo que ganas con este módulo
Menos tiempo persiguiendo evidencia, más tiempo mejorando.
Auditorías sin sobresaltos
La evidencia de control documental está siempre lista, sin armar carpetas la semana anterior.
Menos tiempo en aprobaciones
Los flujos avanzan solos y cada persona ve en su inicio lo que debe revisar o aprobar.
Acceso con permisos
Cada área ve lo que le corresponde; la información sensible queda restringida por perfil.
Base de todo el sistema
Auditorías, no conformidades y capacitaciones se vinculan a los mismos documentos.
Módulos relacionados
Se potencia con
Cómo se conecta
La gestión documental es la columna vertebral de GSIG: el resto de los módulos enlaza sus registros y evidencias a los documentos controlados.
Un cambio en un procedimiento puede abrir una capacitación, actualizar un checklist de auditoría o cerrar una acción correctiva, sin volver a cargar nada.
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No Conformidades y Acciones
Registro, análisis de causa raíz, planes de acción y cierre verificado.
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Auditorías
Auditorías internas y externas con checklists digitales e informes automáticos.
GSIG-OBJ
Objetivos y Planificación
Objetivos estratégicos y operativos con tareas, ponderación y % de cumplimiento.
Mira Gestión Documental con tu propio sistema
Agenda una demo de 30 minutos con un consultor y revisa cómo se vería con tus procesos y documentos.